第一章 总则

第一条 为了进一步加强学生档案管理，促使我校学生档案管理工作规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》以及《四川省普通高等学校学生档案管理办法(试行)》等法律、法规，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 学生档案是反映学生在校期间关于德、智、体、美、劳及家庭政治、经济状况等方面的个人档案材料。学生档案是学校培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

第三条  学生档案管理工作，是一项常规性的基础工作，是我校档案管理工作的重要组成部分。学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则, 实行归口负责和集中管理相结合。

第四条  党政办档案科根据学校的统一要求，安排部署全院学生档案材料的收集、整理和完善工作，做好学生档案的统一管理工作。各二级学院学生档案管理工作由分管学生工作的党总支（副）书记主管，具体工作由学生工作办公室负责。

第二章 学生档案材料的归档

第五条  归档内容的范围

（一）新生档案材料主要包括：高中毕业生登记表、高中阶段体检表、体质测试表、高中学生考试（考查）成绩登记表、高考报名登记表、高考体检表、志愿表等。

（二）毕业生档案材料主要包括：学生登记表、大专学生身体健康体检表、大专体测表、综合成绩单、毕业生政审表、毕业生登记表、派遣证、毕业证复印件及学生在校期间的各种重要考评材料、获奖证明等。

（三）党组织材料：凡政治面貌为中共党员或中共预备党员的毕业生，其档案还应包括：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、入党积极分子培养登记表、预备党员培养教育考察登记表、预备期内预备党员的思想汇报材料。

第六条  学生档案的归档移交

（一）各二级学院要按照归档范围及要求，将本学院学生应归档的材料，收集齐全、完整。若新生纸质档案邮寄至学校，由档案科收集整理并填写《九游会官网j9新生高中档案交接清单》后移交各二级学院。若学生入校时新生纸质档案自带，报到时将档案交至录取专业所在二级学院辅导员处。新生辅导员应对档案进行鉴别整理，并填写《九游会官网j9新生高中档案交接清单》后移交档案科归档。各二级学院新生辅导员应督促未及时交纳档案的新生在当年12月31日前将档案归档。

（二）各二级学院要做好学生在校期间形成的档案材料的收集整理工作。由辅导员负责将学生的各种奖惩材料收集整理，在材料形成后一个月内，移交档案科，并协助档案科做好归档工作。

（三）档案科应把因休学、参军保留学籍等情况的学生档案作为非在校学生档案妥善保存，复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

（四）档案材料须用纸张为16开或A4规格的办公文用纸, 填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写, 不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写，严禁涂改、抽取、撤换档案材料。

第三章 学生档案的保管和利用

第七条  要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，要严防档案的毁损、失散和泄密，做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。

第八条  学生原则上不能查阅自己的档案材料。若确需查阅本人档案的，须持各二级学院党总支（副）书记签章的介绍信，由各二级学院学生工作办公室主任或所在班级学生辅导员查阅。

第九条  查阅学生档案须遵守保密制度和查阅规定，严格实行查阅登记制度，严禁涂改、抽取、撤换档案材料。

第十条  学生档案一般不外借。特殊情况须借出使用的，需经学生所在二级学院和档案科负责人签字批准，且限期归还，严禁转借他人。

第四章 学生档案的转递

第十一条  因退学提前离校的学生，应凭教务处出具的退学证明材料和本人身份证件及时到档案科办理档案调出手续。因档案滞留造成断档或其他不良后果的，由学生本人负责。

第十二条  学生毕业时，辅导员要按学校统一安排，整理好毕业生的档案, 做好装档密封及转递工作。

（一）辅导员应在规定的时间内，按照机要通信地址要求，严格审核或更正就业网上的毕业生档案寄送地址，依照当年《毕业生档案转递通知》仔细填写《九游会官网j9毕业生档案转递总表》和《九游会官网j9毕业生档案转递表（邮局）》，按时交至档案室。

（二）毕业生档案中确有差缺档案材料的，包括入校前的档案等，辅导员务必及时告知学生本人，以便查找补齐档案材料。

（三）辅导员应严格审核毕业生档案材料，防止漏装、混装、错装，确认档案材料齐备无误后装档密封及转递。

（四）因毕业生档案材料中存在的问题，需协调相关单位、部门或个人查找档案线索，或补办档案证明材料，各二级学院及辅导员、档案科和相关单位应全力配合，妥善处理相关事宜。

（五）按国家规定，学生档案应通过机要、EMS 标准快递或专人送取，不得由学生本人自带。

（六）辅导员须提醒毕业生报到后，应尽快核查自己的档案。如档案未到, 毕业生在当年10月份前可联系档案科查询EMS单号，再到EMS 标准快递官网查询档案转递结果。

（七）未正常转递的毕业生档案，由辅导员填写《九游会官网j9遗留档案交接表》后移交档案室。当手续完备需要转递时，其缺失不完善的档案材料部份，应由原辅导员及所在二级学院补充完整，再由档案室转递。

第五章 附则

第十三条  本办法如与上级规定不符时，按上级有关规定执行。

第十四条  本办法自印发之日起第一个新学年度开始试行，解释权归党政办档案科。