第一章 总 则

第一条 为了加强档案的收集和管理工作，有效地保护和利用档案，为学院各项工作服务，为社会服务。根据《中华人民共和国档案法》及《实施办法》和国家教委《普通高等学院档案管理办法》、《成都市档案管理条例》以及《高等学院档案实体分类法》、《高等学院档案工作规范》等法规，结合学院的实际，制定本条例。

第二条 本条例所称档案的范围，是九游会官网j9主要职能活动和本院师生员工在从事教学科研和管理等各项工作活动中形成的，对学院和社会有保存价值的各种文字、电子文件数据、图表、声像、光盘、磁盘等不同载体形式的历史记录材料。它是学院各项工作的真实记录，是全院师生智慧和经验的结晶，对学院各项工作起到凭证和考查的作用。

第三条 九游会官网j9内部各单位和个人应当遵守本条例，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第四条 档案是学院的宝贵财富。档案工作是办好学院的重要基础工作之一，是反映和衡量学院整体水平的一个重要标志。档案工作应纳入学院总体发展规划和年度计划，纳入学院管理制度和各级各类人员的职责范围，并作为考核内容之一。做到“四同步”（布置、检查、总结、验收其它工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作）。

第二章 管理体制及其机构职责

第五条 本院档案工作遵守统一领导、分级管理的原则。院级设档案工作委员会，负责指导和检查档案工作。档案工作，由分管领导直接领导。部门和二级单位设档案专兼职管理员，受院办公室档案秘书指导和本部门主管领导分管。

第六条 院档案工作委员会的组成与职责：
（－） 院档案工作委员会设正、副主任和委员。院长、副院长、党委副书记分别担任正副主任，委员由与档案工作密切相关的职能部门的领导担任。委员会设秘书长，由办公室主任兼任。秘书长协助正副主任处理日常工作。
（二） 档案工作委员会职责：指导全院档案工作：协调各单位落实档案工作“四同步”、做好档案工作；负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核；研究决定档案工作的重大事宜；审议通过档案工作计划、总结等。
（三） 领导职责分工：院长负责领导全院档案工作；副院长具体负责日常档案工作的领导，决定鉴定、销毁等重大事宜；副书记负责档案的划密、解密和党委系统档案归档的领导工作。

第七条 院、处、室、系档案管理部门既是学院档案工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护档案的科学文化事业机构，同时又是开发利用档案资源的信息交流中心。
档案部门的主要职责：
（一） 宣传贯彻执行《档案法》等国家和地方关于档案工作的法令、政策和规定，执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范。
（二） 负责规划、协调全院档案工作，对各单位档案工作进行监督、指导和检查。
（三） 制订和组织实施本院关于档案工作的规章制度，履行依法治档职责。
（四） 负责本院各种档案和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
（五） 严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密工作。
（六） 开展档案宣传、咨询活动，做好档案开放和利用工作，主动为学院各项工作服务，为师生员工和社会服务。
（七） 发挥档案的教育功能，将档案部门办成学院教育基地之一。
（八） 开展档案编研工作和信息开发交流工作，发挥档案的信息源作用。
（九） 开展档案理论和档案业务的研究，组织参加有关交流活动。
（十） 组织全院专、兼职档案人员的业务学习与培训，负责指导二级档案分室和兼职档案人员的工作。
（十一） 做好防火、防盗、防虫等“九防”工作，确保档案安全。
（十二） 围绕学院中心工作，完成学院交办的任务。

第八条 学院所属院（系）和各职能部门均有履行《档案法》，做好本单位档案工作的责任和义务。
（一） 为避免档案工作的重复和多头领导，提高工作效率，各系、处室、院区要确定一位领导分管档案工作，将档案工作纳入系、处室、院区工作职责范围，并确定一名专职或兼职档案员负责具体的档案工作。
（二） 依据统一领导、分级管理的原则，各系、处室、院区职能部门可根据本单位实际情况建立档案分室。档案分室接受办公室档案秘书业务指导和检查。档案分室负责本单位档案的收集、整理、保管、利用工作，并根据学院要求移交档案。档案分室配备专职或兼职档员。

第三章 文件材料的收集与归档

第九条 我院推行文书处理部门立卷归档制度。凡学院在教学、科研、管理等各项活动中形成的、具有保存价值的材料，各职能部门都应按材料所属的内容范畴和管理办法，由兼职档案员收集、积累、整理、归档。

第十条 文件材料的收集、积累

（一） 学院各类档案的形成，是通过接收各系、各处（室）归档的案卷来实现的，各职能部门收集积累工作的好坏，直接决定和制约学院档案的数量和质量。各兼职档案员应以高度的责任感做好平时文件材料的收集、积累工作。

（二） 建立平时归卷制度。在分管领导的指导下，各部门兼职档案员平时应根据工作职能，设立归档“类目卷宗”，并随时将办理完毕的文件材料归入事先准备好的“类目”中，做好产生一件，收集一件，分类存放、保管有序。

第十一条 文件材料的归档范围

根据《高等院校档案工作规范》，学院各职能部门在其工作活动中形成的工作计划、工作总结、会议决定、纪要、决议；工作中的请示、报告、批复、通知、通报，各种上报材料，各类报表凭证、各种合同、协定、重大会议、重大事件、重要工作.......及教学、科研、基建等工作中各阶段的材料，均属归档范围。

第十二条 归档要求

（一） 凡属归档范围的材料，必须完整、准确、系统，能反映其活动的真实内容和活动的全过程。

（二） 归档的文字材料应字迹清楚，纸质优良，使用优质蓝、黑墨水或碳素墨水书写，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水、彩色笔、复写纸和劣质纸张等书写材料，对不合质量要求的，应采取补救措施，方能移交。

（三） 归档的文件材料，要按问题、时间或重要程度来整理，要注意文件的完整性，一个问题，一项工作，一次会议，一个案件形成的文件，要作为整体来组卷。

（四） 教学、科研、科技开发、基建、设备、出版等专题性、成套性的归档材料，要按阶段、结构部件等分别组卷。

（五） 归档材料中，密不可分的材料排列顺序是：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前；依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。

（六） 归档材料中，凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对本校和国家建设有长远利用价值的，在确定保管期限时，要列为永久保管，凡反映学院一般工作活动的，但较长时间有考察价值的，列为长期保管，凡在短期对学院工作有考查价值的，列为短期保管。工作中不归档的材料，请参见各类档案管理办法。

（七） 归档时，要把不同年代的文件分开，对跨年度的文件，如规划、计划、放在文件内容针对的第一年；总结报告放在文件内容针对的最后一年。跨年度的请示、批复，放在批复年度，跨年度的会议材料，放在会议开幕的年度。

（八） 归档时，要认真填写卷内目录，做到书写工整，格式正确，并按要求编写张页号，要拟写案卷标题，填写卷内备考表，除去文件上的金属物。对破损的文件要修补，装订线内有字迹的文件要用纸加边，确保案卷质量的达标。

（九） 归档时，要填写案卷移交目录一式两份，在档案科检查核实无误后，双方在移交目录上签字，一份随案卷移交档案室，一份由立卷单位存查，对不合要求的案卷，立卷人员应重新加工整理，方可归档。

第十三条 归档时间

（一） 我院确定每年三月为归档月。在归档月，各系各处室应将上一年管理性文件材料全部清理、案卷归档。

（二） 有关科研项目，基建项目的材料，应在该项目通过鉴定验收后三个月内归档。

（三） 有关产品科技开发材料，在产品定型鉴定或验收后三个月内归档。

（四） 大型设备材料，在设备购回开箱验收完，投入使用二个月后归档。

（五） 会计报表、凭证、帐簿等会计材料，在会计年度终了后，由财务科保存两年，于第三年的四月份归档。

（六） 反映学院重大活动和工作的照片，在拍摄使用后一个月内，连同底片一起整理归档。

（七） 本校教职工外出参加各种会议，有保存价值的重要会议材料，应在回校贯彻会议精神后二个月归档。

以上各类材料的归档，直接到档案室办理归档手续。

第四章 档案的管理

第十四条 我院档案按《高等学校档案工作规范》的具体要求进行管理。学院设档案全宗一个，分党群、行政类、教学类、科研类、基建类、仪器设备类、产品生产与科技开发类、出版类、外事类、财会类、声像类共十大类。各类档案编号为：

年度号+保管期限+类别代号+案卷顺序号

第十五条 档案入库分年度，按编号从上到下，从左到右，依次排列，库房内温湿度要符合要求，做好防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防强光、防高温、防盗、防磁等九项工作，确保档案的安全。

第十六条 要做好档案的保密工作，对档案的归卷，要按国家有关保密的法规，划好密级，重点管理好带有密级的案卷，严格执行保密制度。

第十七条 档案室每年要对库藏档案进行一次清理核查工作。做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时修补、复制、如有损失和损坏档案的问题，要查明原因，及时报告领导，妥善处理。

第五章 档案的利用

第十八条 档案工作的最终目的，是利用档案信息资源，积极提供有价值的材料为学院领导，各项管理及教学、科研工作服务。档案室应以多种服务手段，提供利用，起好助手和参谋作用。

第十九条 档案室要根据学院工作和利用者的需要，编制实用的检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录、著录卡片等。同时还应有计划地做好档案资料的编绘工作，为利用档案提供方便。

第二十条 要认真执行《九游会官网j9档案借阅制度》，根据利用者的具体要求，积极主动调阅案卷，办理查阅借阅手续，要熟悉档案库藏的内容和库藏分布，查找档案做到及时、有效，保证查准率，查全率达95%以上。

第六章 附 则

第二十一条 本条例从学院批准之日起执行，以往下发的文件同时作废。